Teendők az utazás előtt (A kiutazó feladatai)

1. Utazási igénybejelentő (Ajánlatkérő lap)

A weboldalon (http://ipc.sze.hu) található Ajánlatkérő lap kitöltésével az utazó (vagy ügyintézője) megadja azokat a paramétereket, melyekre ajánlatot kér az utazásával kapcsolatban. Az ajánlatkérő lapot az ajánlatkérést követően módosítani már nem lehet, csak új ajánlatkérés indításával.

Az Ajánlatkérő lapot az Beszerzési és Jogi Osztály (BJO), nemzetközi utazásokkal foglalkozó munkatársához kell eljuttatni (beszerzes@sze.hu) a tervezett utazás megkezdése előtt legalább 3 munkanappal. A központosított közbeszerzési (KEF) portálon keresztül a legolcsóbb ajánlat keresése ezzel az ajánlatkérő lappal indul el.

A 1/2015 sz. Kancellári körlevél értelmében az alábbi utazás során felmerülő költségekre kell kezdeményezni az ajánlatkérést:

  •  repülőjegy
  • autóbérlés
  • hajó, nemzetközi autóbusz, vonat és komp jegy
  • kiegészítő szolgáltatások:
  • szállás
  • külföldi vasút (hálókocsi) jegy
  • repülőtéri transzfer szolgáltatás
  • utazási biztosítás
  • vízumügyintézés
  • konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatások

Egyéb (akár külföldön felmerülő), utazással kapcsolatos költségeket a napidíjból kell fedezni.

2. Megrendelés

A kérésre beérkezett ajánlatok közül a legolcsóbbat az BJO munkatársa elektronikusan továbbítja az utazóhoz (vagy utazást előkészítő ügyintézőhöz) jóváhagyásra, aki az ajánlat alapján kitölti a Megrendelő lapot és azt a kötelezettségvállaló által aláírva visszajuttatja a a BJO részére, figyelembe véve azt a tényt, hogy az ajánlott ár a késedelmes megrendelés esetén módosulhat.

A kitöltött és aláírt megrendelő lapot az BJO munkatársa tölti fel a KEF portálra.

A nyertes utazási iroda ez alapján teljesíti a szolgáltatást és feltölti a KEF portálra az utazási jegyet, szállás vouchert, biztosítási kötvényt stb. A BJO munkatársa ezt letölti és eljuttatja az utazóhoz (vagy ügyintézőjéhez).

100.000 Ft feletti utazási költség esetében a BJO munkatársa gondoskodik a kötelezettségvállalási nyilvántartásba vételről, a visszakapott, kötelezettségvállaló által aláírt megrendelő lap alapján.

Ha az utas későn leadott megrendelője miatt az utazási költség megemelkedik, a plusz költség az utalványozó jóváhagyásával a munkaszámot terheli. Utalványozói jóváhagyás hiányában az utazót terhelik az engedélyezett kereten felüli plusz költségek.

3. Utazási határozat (UH) elkészítése (letölthető itt)

A kérelmező, a munkahelyi vezetője és a költségviselő munkaszám utalványozója (több munkaszám esetén minden utalványozó) által aláírt, 2 példányban (pályázatok esetén az előírt példányszámban) kitöltött űrlapot az ajánlatkérést követően, az utazás előtt, a legolcsóbb ajánlat alapján elkészített  megrendelőlappal együtt kell eljuttatni BJO munkatársához. 

Az utazási határozat a BJO-n regisztrálásra kerül, melyet az ügyintéző aláírásával igazol. Az utazási határozaton minden esetben meg kell jelölni a pénzügyi forrás munkaszámát.

Ügyelni kell arra, hogy dátumozás szerint első dokumentum az Ajánlatkérő lap, majd az Utazási határozat és a Megrendelő dátuma következik, a legkésőbbi keltezésű a számla kiállítási időpontja.

4. Napidíj és ösztöndíj elszámolása

Amennyiben a kiutazó a munkaszám utalványozója által engedélyezetten napidíjra is jogosult, az UH-hoz mellékelni kell a Külföldi kiküldetés napidíjának előzetes elszámolása c. űrlapot is. Napidíj igénybevételénél az utazó nem jogosult további, helyi költségek elszámolására: pl. étkezés, helyi közlekedés, taxi, belépőjegyek, védőoltások, parkolási díj. A napidíj általánosan elfogadott összege 40 EUR/nap/fő kivéve, ha a forrást biztosító pályázat ettől eltérő összeget határoz meg.

A kitöltéshez az MNB előző hó 15-i deviza középárfolyamait kell használni. (http://www.mnb.hu/arfolyam-lekerdezes). Ha nincs 15-i árfolyam (mert az hétvégi napra esett), akkor az előző munkanapi árfolyam érvényes.
Amennyiben az utazás két hónapot is lefed, akkor kétféle árfolyammal számolunk (pl: utazás ideje márc.29-ápr.4., akkor az első részlet márc.29-márc.31.=3 nap, és a febr. 15-i árfolyam, 2. részlet ápr.1-ápr.4.=4 nap, és a márc.15-i árfolyammal számolunk.)

A napidíjakat a Bér- és Munkaügyi Osztály előre nem utal, a befejezett utazást követően számfejti és utalja.

Amennyiben az utazó ösztöndíjra jogosult, annak felvétele az SZJA tv. 1.sz. mellékletének 4.2. és 4.7. pontjában meghatározott feltételek teljesülése esetén lehetséges. Az ösztöndíjként történő felhasználásról Nyilatkozatot kell kitölteni.

5. Utazással kapcsolatos számlák, bizonylatok

Minden, az utazással kapcsolatos költség kizárólag az Széchenyi István Egyetem nevére és címére kiállított számla ellenében számolható el.

Az Ajánlatkérő lappal megkezdett utazások megrendeléseiről a számla a BJO munkatársához érkezik, aki azt továbbítja a pénzügyi előírásoknak megfelelő előkészítésre az utazóhoz (vagy ügyintézőjéhez). A szükséges aláírásokkal és kiegészítő dokumentumokkal felszerelt számlát az utazó (vagy ügyintézője) a BJO munkatársához továbbítja, aki azt a Pénzügyi és Költségvetési Osztálynak adja fel utalásra.

6. Előleg felvétele

Személygépkocsival történő kiküldetések esetén előleget igényelhet a közalkalmazott utazó a kitöltött, aláíratott UH-n, az abban meghatározott, utazó által készpénzben fizetendő költségek erejéig a Házipénztári szabályzat előírása szerint.  (üzemanyag költség, autópálya használat díja)

Napidíjra előleg nem vehető fel!


Kancellári Hivatal Események

A Magyar Regionális Tudományi Társaság XV. vándorgyűlése 2017. október 19. - 2017. október 20.
Munkaszüneti nap 2017. október 23.
Elektronikus ZH nap 2017. október 25.
Levelezős konzultációs hétvége 2017. október 27. - 2017. október 28.