2/2018. számú rektori-kancellári körlevél - Tájékoztató a bélyegzők nyilvántartásáról

2/2018. számú rektori-kancellári körlevél

Tájékoztató a bélyegzők nyilvántartásáról

Intézményünk működésének, belső ellenőrzésének eredményeként szükségessé vált a bélyegzők használatának, nyilvántartásának ellenőrzése, kezelésük szabályozása. Ennek megvalósítása érdekében kiadjuk a jelen körlevelet.

 

1./ Az adott szervezeti egység működése során hivatalból, okirat kiadási vagy gazdasági érdekből használt bélyegzőkről minden szervezeti egység vezetőjének nyilatkozni szükséges az 1. számú melléklet szerinti Bélyegző nyilvántartó lapon. A nyilvántartó lap kitöltésekor kérjük legyenek figyelemmel arra, hogy több azonos tartalmú bélyegző esetén mindegyikről külön adatlap készüljön.

 

A kitöltött nyilvántartó lapokat kérjük két eredeti példányban az Igazgatásszervezési Főigazgatóság, Üzemeltetési és Biztonságszervezési Osztály (IF-ÜBO) részére megküldeni.

 

Határidő: 2018.01.31.

 

2./ A beérkezett bélyegzőnyomatok felülvizsgálatát és sorszámozását követően megtörténik a bélyegzőnyomatok nyilvántartásba vétele. A bélyegző sorszáma mindkét eredeti nyilvántartó lapra felvezetésre kerül. Az egyik eredeti példány az IF-ÜBO-nál marad a nyilvántartás részeként, a nyilvántartó lap másik eredeti példányának visszaküldéséről a szervezeti egységek részére az IF-ÜBO gondoskodik.      

 

Határidő: 2018.02.15.      

 

3./ A szervezeti egységek vezetőit kérjük, hogy a bélyegzők meglétét, tárolását, alkalmazását dokumentáltan legalább évente egy alkalommal ellenőrizzék, az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvet az IF-ÜBO részére küldjék meg. Amennyiben a szervezeti egységnél a bélyegző nyilvántartásáért felelős személyében időközben változás áll be, kérjük a jegyzőkönyvben ezt is feltüntetni.

  

Határidő: Az ellenőrzést követően 15 napon belül, de az évi kötelező egy ellenőrzésről minden év szeptember 15. napjáig.

 

4./ A körlevél megküldését követően bélyegző rendelése kizárólag indokolt kérelem előterjesztésével, jóváhagyást követően történhet. A kérelmet a jelen körlevél 2. számú mellékletét képező „Kérelem megrendeléshez” című nyomtatványon kell előterjeszteni az igazgatásszervezési főigazgató részére. Bélyegző csak a Beszerzési Szabályzatban foglaltak alapján rendelhető meg. Kérjük, hogy bélyegző rendelése esetében minden esetben a Beszerzési Szabályzat szerint járjanak el. A Beszerzési Szabályzat szerinti megrendelő laphoz a jelen körlevél 2. számú mellékletét képező „Kérelem megrendeléshez” című aláírt, engedélyezett nyomtatványt csatolni kell, beszerzés csak ennek birtokában indítható. A bélyegző beszerzése esetén a kézhezvételével egyidejűleg az 1. számú melléklet szerinti Bélyegző nyilvántartó lap nyomtatványt két eredeti példányban kitöltve adatszolgáltatást kell küldeni az IF-ÜBO-hoz. A bélyegző alkalmazása kizárólag a nyilvántartásba vételét követően lehetséges, melyet a sorszámozott nyilvántartó lap második eredeti példányának a Szervezeti egység részére történő visszaküldése igazol.

 

5./ A jelen körlevél 1-2. pontja alapján nyilvántartásba be nem vett bélyegzők selejtezéséről intézkedni kell. Az erről készített selejtezési jegyzőkönyvet, amely tartalmazza a bélyegző lenyomatát az IF-ÜBO részére meg kell küldeni.

 

Határidő: 2018.02.15.

 

6./ Az időközben érvénytelenné, szükségtelenné vált bélyegzők selejtezéséről intézkedni kell, az erről készített selejtezési jegyzőkönyvet, amely tartalmazza a bélyegző lenyomatát és ha van, sorszámát az IF-ÜBO részére meg kell küldeni.   

 

Határidő: Az érvénytelenné, szükségtelenné válást követően haladéktalanul.

 

A bélyegzőkkel kapcsolatos dokumentumokat a Szervezeti egységnél tárolni kell (nyilvántartó lap, kérelem, megrendelőlap, selejtezési jegyzőkönyv, stb.) és kérésre, a biztonsági ellenőrzésre feljogosított személy részére be kell mutatni.

 

Tájékoztatjuk Önöket, hogy az adatszolgáltatásban nem szereplő bélyegzők a továbbiakban okirati igazolásra, vagy kötelezettségvállalásra nem használhatóak, alkalmazásuk fegyelmi, illetve jogi következménnyel jár.

 

 

 

Mellékletek:

 

  1. számú melléklet: Bélyegző nyilvántartó lap
  2. számú melléklet: Kérelem megrendeléshez (Beszerzési Szabályzat szerinti megrendelő mellé kötelezően csatolandó)
  3. számú melléklet: Ellenőrzési jegyzőkönyv

 

 

 

Győr, 2018. 01. 15.

 

 

Dr. Földesi Péter

rektor

Dr. Filep Bálint

kancellár

Kancellári Hivatal Események

Egyetemi TMDK és Tehetségnap 2018. április 25.
Munkaszüneti nap 2018. április 30.
Záróvizsga jelentkezési időszak 2018. április 30. 06:00 - 2018. május 14. 23:55
Munkaszüneti nap 2018. május 1.